Bienvenue sur le support MyDocs

Ce site a pour but de vous guider dans l'utilisation de votre scanner et vous donne les bonnes pratiques d'utilisation de votre plateforme comptable MyDocs.

MyDocs

Plateforme de transmission et de stockage de vos documents administratifs et comptables. Votre coffre-fort numérique en ligne où que vous soyez.

Excellenz

Tous vos outils de gestion sont à portée de main : Devis, facturation, gestion des achats et de vos notes de frais, pilotage de votre trésorerie et de vos impôts. Que vous soyez artisans, commerçants, prestataires, TPE, PME, professions libérales, gérer votre entreprise avec Votre Excellenz : 100% Web, 100% sécurisé, 100% mobile, 100% intuitif.

Tends

Tends est une plateforme qui vous permet le suivi mensuel de la situation de votre activité. N'attendez plus votre bilan pour connaître votre résultat.

Rappels

• Tous les documents doivent être transmis à travers la Boîte aux Lettres Numérique (BLN) et la plateforme MyDocs « A traiter par Valorens ».

• Lors de la numérisation, les documents originaux doivent être mis face dessous, et l’entête vers le bas.

Bonnes pratiques

• La transmission des documents doit se faire régulièrement afin que votre dossier soit traité plus rapidement et sans perte de documents.

• Soyez vigilant quant à la transmission exhaustive des documents.

Les échéances de transmission

Le 5 du mois

Les relevés bancaires :

⇒ Envoyer "la liste des chèques émis" transmis par le cabinet (A remplir uniquement le bénéficiaire).

Le 10 du mois

Vos factures d'achats :

⇒ Les factures d’achat du mois M-1.
⇒ Les factures frais généraux M-1.

Vos facturettes de carburant et restaurant :

⇒ Les facturettes M-1.

Vos recettes :

⇒ Le relevé bancaire M-1
⇒ Le tableau de remises de chèques M-1
⇒ Le détail des CB effectuées M-1.

Le 23 du mois

Les variables de paie :

⇒ Transmettez vos variables de paie pour que nous puissions les valider sur notre plateforme.

Utilisation de la boîte aux lettres numérique

Valorens vous équipe d'un scanner A4 rector/verso ou BLN. Le modèle est un scanner Brother ADS-2800w ou ADS-1700w. Il vous permet de transmettre directement vos documents numérisés sur nos serveurs MyDocs.

Les onglets de la BLN

  • Ils correspondent aux 5 onglets présents sur l'écran des raccourcis boutons de votre scanner.
  • Ils correspondent en outre aux 4 dossiers présents dans vos répertoires "A traiter par Valorens" mis à disposition sur MyDocs.

Dès que vos documents sont scannés, ils sont transmis sur votre plateforme MyDocs. Vous pourrez les consulter aussitôt en ligne. Dans le cas où vous utilisez le module Achats d'Excellenz : vos documents sont classés et transmis automatiquement chaque matin sur votre plateforme Excellenz.

Onglet 1 Achats monopages

Dédié aux factures dites monopages, présentes uniquement sur le recto d'une page A4. Cet onglet a été mis en place afin de ne pas scanner les conditions d'achats présentes souvent au verso. Cet onglet vous permet de scanner une pile de factures.

Onglet 2 Achats multipages

Dédié aux factures dites multipages en recto/verso. On scanne facture par facture.

Onglet 3 Banques

Pour transmettre et classer vos relevés bancaires.

Onglet 4 Ressources humaines

Utiliser cet onglets pour transmettre tous vos documents liés aux ressources humaines et votre personnel.

Onglet 5 Autres

A utiliser si le document ne correspond à aucun onglet cité précédemment.

En cas de doute, n'hésitez pas poser vos questions à votre collaborateur comptable.

Contactez-nous

Si vous avez des questions sur l'utilisation de notre plateforme, n'hésitez pas à nous laisser un message et notre support vous contactera.